Trello vs Asana vs Notion: cuál elegir para tu equipo

Límites de plan gratuito verificados en agosto de 2026 · Gestión de Proyectos y Productividad

Las tres compiten por el mismo hueco — organizar el trabajo en equipo — pero desde enfoques distintos: Trello es un tablero visual simple, Asana está pensada para proyectos formales con fechas y reportes, y Notion combina tareas con documentación. El error más habitual que veo es elegir la que tiene mejor fama sin mirar el límite real del plan gratuito, y descubrir a los dos meses que el equipo se ha quedado sin tableros o sin automatizaciones justo cuando empezaba a coger ritmo.

El límite real del plan gratuito de cada una

Trello

Trello organiza el trabajo en tableros con tarjetas que se mueven entre columnas (tipo "Pendiente / En curso / Hecho"). Su plan gratuito limita a 10 tableros por espacio de trabajo — que suena a mucho hasta que cada cliente o cada proyecto grande empieza a tener el suyo propio, y de repente los estás archivando para hacer sitio a los nuevos. También topa en 250 comandos de automatización al mes (Butler), suficiente para reglas básicas pero no para automatizar todo el flujo de un equipo activo.

Es la opción más rápida de poner en marcha sin formación: cualquiera entiende un tablero Kanban en cinco minutos. El problema aparece cuando gestionas varios proyectos simultáneos con dependencias entre tareas — ahí un tablero por sí solo se queda corto para tener visión de conjunto.

Asana

El plan gratuito de Asana admite hasta 10 miembros con tareas y proyectos ilimitados — generoso en volumen — pero sin automatización, sin campos personalizados, sin vista de línea de tiempo (Gantt) y sin informes avanzados. Eso significa que puedes usarlo gratis para gestionar tareas del día a día, pero en cuanto necesites reportar avances a un cliente con un cronograma visual, tocará pagar.

Encaja cuando el equipo ejecuta proyectos con fechas de entrega que hay que justificar ante terceros — un cliente, la dirección — y necesita que quede constancia clara de quién es responsable de qué. Para coordinación puramente interna sin esa exigencia de reporte, es más estructura de la que hace falta.

Notion

Notion no nació como gestor de proyectos, sino como espacio de documentación al que se le añadió gestión de tareas — y eso se nota en cómo escala: en uso individual es prácticamente ilimitado, pero en cuanto lo conviertes en un espacio de equipo, el plan gratuito limita a 10 invitados y 1.000 bloques (cada párrafo, tabla o tarea cuenta como bloques), un límite que se alcanza sorprendentemente rápido si documentáis procesos además de gestionar tareas.

Tiene sentido si además de tareas queréis una base de conocimiento del negocio en el mismo sitio — wikis internas, procesos documentados. Esa misma flexibilidad exige configurarlo bien desde el principio, o se convierte en un archivo de páginas sueltas que nadie encuentra.

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